Lista albă de TVA din Polonia în 2026 — sancțiunile dispar abia din 2027

Lista albă a plătitorilor de TVA (biała lista podatników VAT) este un registru public ținut de Șeful Administrației Naționale a Veniturilor din Polonia, în care puteți verifica statutul de TVA al unui partener de afaceri și conturile sale bancare de firmă. Dacă plătiți o factură de peste 15.000 PLN într-un cont care nu figurează pe listă, pierdeți dreptul de a trata plata respectivă drept cheltuială deductibilă fiscal și deveniți răspunzător în solidar pentru TVA-ul furnizorului. Exact acest lucru se schimbă acum: la 21 iulie 2026, Consiliul de Miniștri a adoptat un proiect de lege care abrogă sancțiunea privind cheltuielile, iar prima lectură în Sejm a avut loc pe 30 iulie. Ce contează pentru afacerea dumneavoastră: proiectul nu este încă lege, iar abrogarea este programată să intre în vigoare abia la 1 ianuarie 2027. Până la sfârșitul anului 2026, regulile actuale se aplică integral, fără perioadă de tranziție. Mai jos explicăm ce publică registrul despre firma dumneavoastră (inclusiv adresa), când trebuie să verificați un cont, cum salvează notificarea ZAW-NR o plată și ce se va schimba cu adevărat în 2027.

Acest articol completează ghidul nostru despre înregistrarea în scopuri de TVA cu un birou virtual: acela descrie drumul până la statutul de plătitor activ de TVA, acesta descrie ce urmează, după ce firma dumneavoastră începe să plătească facturi și apare ea însăși într-un registru public.

Pe scurt

• Registrul publică adresa firmei dumneavoastră — pentru o societate, sediul social; pentru un întreprinzător individual, adresa locului fix de desfășurare a activității sau, dacă nu are un astfel de loc, adresa de domiciliu
• Pragul este în continuare de 15.000 PLN per tranzacție (art. 19 din Legea antreprenorilor) — pragul de 8.000 PLN nu a intrat niciodată în vigoare
• Două sancțiuni se aplică în prezent în paralel — pierderea cheltuielii deductibile fiscal (art. 22p PIT / art. 15d CIT) și răspunderea solidară pentru TVA-ul vânzătorului (art. 117ba din Codul de procedură fiscală, Ordynacja podatkowa)
• Un proiect de lege guvernamental (documentul Sejmului nr. 2837) abrogă sancțiunea privind cheltuielile de la 1 ianuarie 2027 — prima lectură a avut loc pe 30 iulie 2026, dar proiectul nu este încă lege
• Răspunderea solidară rămâne, la fel ca sancțiunea de 30% din TVA pentru neaplicarea plății defalcate (split payment) obligatorii
• ZAW-NR salvează situația, dar aveți la dispoziție doar 7 zile de la ziua ordonării transferului — notificarea se depune la administrația fiscală a cumpărătorului, nu a vânzătorului
• Un cont curent personal nu va apărea niciodată pe listă — cea mai frecventă capcană la plățile către întreprinzătorii individuali

---

Ce este lista albă și cine o administrează

Lista albă — oficial „registrul entităților înregistrate ca plătitori de TVA, neînregistrate, precum și radiate din registrul TVA și reînregistrate în acesta” — funcționează în temeiul art. 96b din Legea privind TVA (text consolidat: Monitorul Oficial Dz.U. 2025, poz. 775). Este ținută de Șeful Administrației Naționale a Veniturilor (Szef KAS), nu de Ministerul Finanțelor însuși.

Registrul îl găsiți la adresa podatki-arch.mf.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka — puteți ajunge la el și prin podatki.gov.pl, care redirecționează acolo. Dacă un ghid mai vechi vă trimite la wl.mf.gov.pl, ignorați-l: acest domeniu nu mai funcționează.

În practică, contează cel mai mult trei caracteristici ale registrului:

• Se actualizează o dată pe zi lucrătoare. Un cont raportat astăzi nu va apărea în registru în același minut — o problemă reală atunci când plătiți firme nou înființate.
• Păstrează un istoric de cinci ani. Puteți verifica statutul unui partener de afaceri „la o dată aleasă, care se încadrează în cei 5 ani anteriori” anului curent. Acest lucru este decisiv în cazul unui control: contează starea registrului din ziua în care ați ordonat transferul, nu din ziua controlului.
• Poate fi consultat după patru parametri — NIP (codul fiscal), REGON, numărul contului bancar și denumirea entității (minimum 5 caractere).

Există și un API gratuit la wl-api.mf.gov.pl, care vă permite să interogați automat registrul după NIP, REGON sau numărul de cont și să confirmați printr-o singură cerere dacă un anumit cont aparține unui anumit NIP. Interogările în masă acceptă până la 30 de entități odată. Dacă biroul dumneavoastră de contabilitate folosește un software modern, această verificare are loc cel mai probabil automat la fiecare transfer — merită să vă asigurați, nu să presupuneți.

Ce publică registrul despre firma dumneavoastră — inclusiv adresa

Aceasta este întrebarea pe care ne-o pun cel mai des clienții, așa că răspundem direct: lista albă este un registru public și publică adresa firmei dumneavoastră. Catalogul complet de date prevăzut la art. 96b alin. 3 cuprinde:

Adresa — care anume

Prevederea distinge două situații, iar distincția contează:

• O societate cu răspundere limitată și alte persoane juridice — se publică adresa sediului social (art. 96b alin. 3 pct. 6). Pentru o societate cu adresa la un birou virtual, registrul arată, prin urmare, adresa biroului, exact ca în KRS. Nu există nicio diferență de tratament.
• O întreprindere individuală — se publică adresa locului fix de desfășurare a activității și doar „dacă întreprinzătorul nu are un loc fix de desfășurare a activității” se publică în schimb adresa de domiciliu (art. 96b alin. 3 pct. 7).

Pentru întreprinzătorii individuali care lucrează de acasă, aceasta înseamnă că adresa de domiciliu ajunge într-un registru public, în care se pot face căutări — și, prin API, și în interogările în masă. O adresă de afaceri schimbă ceea ce apare în registru.

Să fim însă sinceri în privința limitelor: registrul reflectă datele raportate în CEIDG și administrației fiscale; nu este un loc în care o adresă se „setează”. Dacă o anumită adresă se califică drept loc fix de desfășurare a activității în sens juridic depinde de modul în care vă desfășurați efectiv activitatea și este o chestiune separată, pe care merită să o discutați cu contabilul dumneavoastră. Nu vindem promisiunea simplistă că „dacă cumpărați o adresă, domiciliul dispare din registre” — lucrurile nu funcționează așa.

Când trebuie să verificați contul — pragul de 15.000 PLN

Obligația de verificare este declanșată de o tranzacție a cărei valoare unică depășește 15.000 PLN. Temeiul este art. 19 din Legea antreprenorilor (text consolidat: Dz.U. 2025, poz. 1480), care impune ca tranzacțiile dintre întreprinderi să fie decontate printr-un cont de plăți.

Merită corectate aici două neînțelegeri care încă circulă pe internet:

• Pragul este de 15.000 PLN, nu de 8.000 PLN. Reducerea lui la 8.000 PLN a făcut parte din pachetul „Polski Ład”, dar nu a intrat niciodată în vigoare — prevederea a fost abrogată înainte de a începe să se aplice. Dacă un ghid menționează 8.000 PLN, este depășit.
• Temeiul este art. 19 din Legea antreprenorilor, nu „art. 108e din Legea privind TVA”. Mai multe portaluri populare de contabilitate repetă această eroare. Dacă o sursă greșește temeiul legal, tratați cu prudență și restul conținutului ei.

Cum se aplică pragul în practică:

• Contează valoarea tranzacției, nu a unei singure plăți. Un contract de 30.000 PLN plătit în trei rate de 10.000 PLN este o tranzacție peste prag — fiecare rată intră sub incidența regulilor. Avansurile și plățile parțiale se cumulează în valoarea tranzacției.
• Regulile se aplică doar facturilor emise de plătitori activi de TVA. Plata în contul unei firme scutite de TVA, aflat în afara registrului, nu declanșează sancțiunile, deoarece o astfel de entitate pur și simplu nu figurează în registru în această calitate.
• Data decisivă este ziua ordonării transferului. În acea zi verificați registrul și aceasta este ziua care contează la orice control — de aceea istoricul de cinci ani este atât de util.

Ce se întâmplă dacă plătiți într-un cont din afara registrului

Astăzi se aplică două sancțiuni independente — iar suprapunerea lor a fost tocmai argumentul pentru dereglementare:

Sancțiunea privind cheltuielile are trei temeiuri independente în alin. 1 — merită să le distingeți, deoarece doar două dintre ele urmează să fie abrogate:

1. pct. 1 — plata efectuată fără a folosi un cont de plăți (de exemplu, în numerar peste limită)
2. pct. 2 — plata într-un cont din afara registrului
3. pct. 3 — neaplicarea mecanismului obligatoriu de plată defalcată

Plata parțială în numerar funcționează proporțional: la o tranzacție de 20.000 PLN, din care 5.000 PLN au fost plătiți în numerar, pierdeți cheltuiala deductibilă doar pentru acei 5.000 PLN.

Noutate: un proiect de lege guvernamental abrogă sancțiunea privind cheltuielile din 2027

Aceasta este cea mai importantă noutate de care trebuie să știți în vara anului 2026 — și cea mai frecventă sursă de confuzie, deoarece unele comentarii o descriu ca și cum ar fi deja în vigoare.

Faptele, așa cum stau astăzi:

• 21 iulie 2026 — Consiliul de Miniștri a adoptat un proiect de lege de modificare a Legilor PIT și CIT (pregătit de Ministerul Finanțelor și Economiei ca proiect de dereglementare UDER107)
• 22 iulie 2026 — proiectul a ajuns în Sejm ca documentul nr. 2837
• 30 iulie 2026 — prima lectură a avut loc în ședința plenară a Sejmului

Proiectul abrogă sancțiunea privind cheltuielile în ceea ce privește pct. 2 și 3 — adică pentru plata într-un cont din afara registrului și pentru neaplicarea plății defalcate obligatorii. Pct. 1, privind plățile efectuate fără a folosi un cont de plăți, rămâne în vigoare.

Trei rezerve care determină ce trebuie făcut astăzi:

1. Este încă un proiect, nu o lege. Nu există nicio publicare în Monitorul Oficial (Dz.U.). Până când este adoptat și intră în vigoare, prevederile se aplică în forma lor actuală.
2. Abrogarea este programată să intre în vigoare la 1 ianuarie 2027 — restul modificării, la 14 zile de la promulgare. Aceasta înseamnă că orice plată efectuată până la 31 decembrie 2026 este supusă regulilor actuale, chiar dacă legea este adoptată în toamnă.
3. Răspunderea solidară rămâne. Abrogarea privește sancțiunile din impozitul pe venit; răspunderea solidară pentru restanțele de TVA ale unui partener de afaceri, în temeiul art. 117ba din Codul de procedură fiscală, rămâne în vigoare în cazurile prevăzute de lege. Rămâne și sancțiunea de 30% din TVA pentru neaplicarea plății defalcate obligatorii (art. 108a alin. 7 din Legea privind TVA).

Concluzia practică: nu vă relaxați procedurile în 2026. Chiar și după adoptarea legii, verificarea conturilor va rămâne necesară — se schimbă miza, nu nevoia de prudență.

Un al doilea proiect: majorarea pragului de 15.000 PLN la 25.000 PLN

În paralel, în Sejm se află un proiect de lege separat, de inițiativă parlamentară (documentul nr. 2806), de modificare a Legii antreprenorilor și a Legii privind TVA. Acesta ar majora pragul din art. 19 de la 15.000 PLN la 25.000 PLN de la 1 ianuarie 2027, invocând inflația cumulată din 2018, anul în care a fost stabilit pragul.

Efectul secundar ar fi semnificativ: pragul de verificare pe lista albă și pragul plății defalcate obligatorii ar crește odată cu el, deoarece ambele mecanisme fac trimitere la aceeași sumă.

Proiectul a ajuns în Sejm pe 16 aprilie 2026 și a fost trimis la prima lectură pe 15 iulie 2026 — care, la data publicării acestui articol, nu a avut încă loc. Este un proiect de inițiativă parlamentară, așa că perspectivele lui sunt mai puțin previzibile decât cele ale unui proiect guvernamental. Nu vă planificați decontările în funcție de pragul de 25.000 PLN — astăzi se aplică 15.000 PLN.

Ați plătit în contul greșit? Aveți 7 zile

Dacă transferul a fost deja efectuat, notificarea ZAW-NR salvează situația — și este cel mai subestimat instrument din tot acest domeniu. Regulile la care este ușor să greșiți:

• Termen: 7 zile de la ziua ordonării transferului. Nu 14 zile — această cifră apare în multe ghiduri depășite și este greșită.
• Destinatar: șeful administrației fiscale competente pentru dumneavoastră în calitate de plătitor, adică pentru cumpărător. Aceasta este cea mai frecventă greșeală în practică — notificarea este trimisă la administrația fiscală a vânzătorului și nu produce niciun efect.
• O singură dată pentru fiecare cont. Depuneți notificarea „la prima plată” în acel cont; transferurile ulterioare în același cont sunt deja acoperite și nu necesită repetarea ei.
• Vă protejează de ambele sancțiuni — atât de pierderea cheltuielii deductibile, cât și de răspunderea solidară.

A doua cale este mecanismul plății defalcate (split payment). Folosirea plății defalcate vă exonerează de ambele sancțiuni, chiar dacă contul nu figurează în registru (art. 15d alin. 4 pct. 3 din Legea CIT și art. 117bb din Codul de procedură fiscală). Pentru firmele care plătesc în mod regulat parteneri cu date neordonate, aceasta este o protecție sistemică comodă.

Rețineți și reversul medaliei: neaplicarea plății defalcate acolo unde este obligatorie (bunurile și serviciile enumerate în Anexa nr. 15 la Legea privind TVA, la tranzacții de peste 15.000 PLN) este un temei independent de pierdere a cheltuielii deductibile și atrage o obligație suplimentară de 30% din valoarea TVA.

Capcanele pe care le vedem cel mai des

• Un cont curent personal nu ajunge niciodată în registru. Conturile personale sunt excluse din sistemul STIR, așa că nu vor apărea pe lista albă, chiar dacă partenerul dumneavoastră le-a raportat administrației fiscale. Dacă un întreprinzător individual trece pe factură un cont personal, fiecare plată de peste 15.000 PLN este o problemă — iar aceasta nu poate fi rezolvată de partea vânzătorului altfel decât prin deschiderea unui cont de firmă.
• Conturile virtuale (subconturile) sunt în regulă. O plată într-un cont virtual atribuit unui cont de firmă care figurează în registru este considerată conformă — căutarea identifică această legătură. Acest lucru acoperă sistemele tipice de plăți în masă folosite de operatorii de telecomunicații și de furnizorii de utilități.
• Cardurile, pay-by-link, PayPal și PayU nu intră sub incidența acestor reguli. Legea vorbește despre un transfer într-un cont; plata cu cardul este un ordin de plată de alt tip. Asta nu înseamnă că pragul din art. 19 dispare — obligația de decontare fără numerar rămâne.
• O singură verificare a partenerului nu ajunge pentru totdeauna. Statutul de TVA și listele de conturi se schimbă; pentru tranzacțiile peste prag, verificați la data ordonării transferului.
• Păstrați dovada verificării. Salvați sau tipăriți rezultatul căutării, cu data verificării vizibilă — în cazul unui control, sarcina de a dovedi că acel cont figura în registru în ziua respectivă vă revine dumneavoastră.

Parteneri străini și conturi în străinătate

Această secțiune este cea mai importantă pentru clienții noștri, deoarece o firmă poloneză cu proprietar străin plătește de regulă și în afara Poloniei.

Excepția pentru tranzacțiile transfrontaliere (art. 15d alin. 4 pct. 4 din Legea CIT și art. 117ba § 3 din Codul de procedură fiscală) elimină obligația de verificare a registrului pentru: achizițiile intracomunitare de bunuri, importurile de bunuri, importurile de servicii și livrările decontate de cumpărător prin taxare inversă. Când plătiți un prestator de servicii german în contul său din Germania, nu verificați lista albă.

O excepție importantă, care îi surprinde pe mulți: o firmă străină înregistrată în Polonia ca plătitor activ de TVA și care folosește un NIP polonez este tratată în aceste tranzacții ca un contribuabil intern. În acest caz, excepția nu se aplică, iar contul ei ar trebui să figureze în registru. Dacă furnizorul dumneavoastră emite o factură cu NIP polonez și TVA polonez — verificați contul exact ca pentru orice partener polonez.

Conturile deschise la bănci străine fără sucursală în Polonia nu sunt acoperite de STIR, așa că nu le veți găsi în registru. Dacă trebuie să plătiți peste 15.000 PLN unei entități cu NIP polonez într-un astfel de cont, calea corectă este o notificare ZAW-NR în termen de 7 zile.

Întrebări frecvente (FAQ)

Au fost deja eliminate sancțiunile legate de lista albă? Nu. Consiliul de Miniștri a adoptat proiectul pe 21 iulie 2026, iar prima lectură în Sejm a avut loc pe 30 iulie 2026 (documentul nr. 2837), dar proiectul nu este încă lege. Abrogarea sancțiunii privind cheltuielile este programată să intre în vigoare abia la 1 ianuarie 2027, așa că toate plățile efectuate până la sfârșitul anului 2026 rămân supuse regulilor actuale.

După abrogarea sancțiunilor nu va mai trebui să îmi verific partenerii? Ba da, va trebui. Abrogarea privește doar sancțiunile din PIT și CIT. Răspunderea solidară pentru restanțele de TVA ale vânzătorului (art. 117ba din Codul de procedură fiscală) rămâne în vigoare, la fel ca sancțiunea de 30% din TVA pentru neaplicarea plății defalcate obligatorii.

Care este pragul — 15.000 PLN sau 8.000 PLN? 15.000 PLN per tranzacție. Reducerea la 8.000 PLN, planificată în cadrul „Polski Ład”, nu a intrat niciodată în vigoare. Un proiect de lege separat, de inițiativă parlamentară (documentul nr. 2806), propune majorarea pragului la 25.000 PLN din 2027, dar deocamdată este doar un proiect.

Adresa de birou virtual a firmei mele este vizibilă pe lista albă? Da — registrul publică adresa sediului social al fiecărei societăți, fie că este vorba de un birou propriu, de unul închiriat sau de o adresă cu gestionarea corespondenței. Aceasta nu este semnalată sau marcată în niciun fel și nu are nicio influență asupra statutului de TVA.

Îmi conduc întreprinderea individuală de acasă. Adresa mea de domiciliu este publică? Dacă nu aveți un loc fix de desfășurare a activității, registrul publică adresa dumneavoastră de domiciliu. O adresă de afaceri schimbă ceea ce apare în registru, dar dacă o anumită adresă se califică drept loc fix de desfășurare a activității depinde de modul în care vă desfășurați efectiv activitatea — merită să lămuriți acest lucru cu contabilul dumneavoastră.

Care este termenul pentru ZAW-NR și cui se depune? În termen de 7 zile de la ziua ordonării transferului, la șeful administrației fiscale competente pentru dumneavoastră în calitate de cumpărător — nu pentru vânzător. Se depune o singură dată pentru fiecare cont.

Înlocuiește plata defalcată verificarea pe lista albă? În practică, da, în ceea ce privește protecția împotriva sancțiunilor: plata defalcată vă exonerează atât de pierderea cheltuielii deductibile, cât și de răspunderea solidară, chiar dacă contul nu figurează în registru. Rețineți însă că, acolo unde plata defalcată este obligatorie, neaplicarea ei constituie o încălcare separată.

Trebuie să verific contul unui furnizor străin? Pentru achizițiile intracomunitare de bunuri, importurile de bunuri, importurile de servicii și taxarea inversă — nu. Dar dacă furnizorul străin este înregistrat în Polonia ca plătitor activ de TVA și facturează cu un NIP polonez, îl tratați ca pe un partener intern și verificați.

O plată cu cardul firmei de peste 15.000 PLN este o problemă din perspectiva listei albe? Prevederile privind registrul vorbesc despre un transfer într-un cont, așa că plățile cu cardul nu intră sub incidența lor. Acest lucru nu vă scutește de obligația de decontare fără numerar prevăzută la art. 19 din Legea antreprenorilor.

Pașii următori

Dacă administrați o firmă poloneză — mai ales una cu proprietar străin — puneți ordine în acest domeniu în următoarea succesiune:

1. Verificați-vă propria înregistrare în registru. Introduceți NIP-ul firmei și verificați dacă statutul este „activ” și dacă toate conturile de firmă în care primiți plăți apar efectiv acolo. Un cont care lipsește din registru este o problemă a clienților dumneavoastră — și, prin urmare, și a dumneavoastră.
2. Stabiliți o regulă de verificare pentru transferurile de peste 15.000 PLN și confirmați cu biroul de contabilitate dacă software-ul verifică automat conturile sau dacă verificarea trebuie făcută manual.
3. Păstrați dovezile verificărilor pentru plățile mai mari — datate la ziua ordonării transferului.
4. Nu vă relaxați procedurile înainte de sfârșitul anului 2026. Abrogarea sancțiunii privind cheltuielile ar urma să se aplice abia de la 1 ianuarie 2027 și doar dacă legea este adoptată.
5. Dacă un transfer a ajuns totuși într-un cont din afara registrului — numărați 7 zile de la ziua în care a fost ordonat și depuneți o notificare ZAW-NR la propria administrație fiscală. După expirarea termenului, această cale este închisă.

La Henry Estates oferim firmelor fondatorilor străini o adresă de sediu social în Varșovia, cu gestionarea reală a corespondenței, astfel încât scrisorile oficiale despre obligațiile curente, precum KSeF și verificarea partenerilor de afaceri, să ajungă la dumneavoastră la timp; obligațiile în sine le îndepliniți împreună cu contabilul dumneavoastră. Deservim clienți în șapte limbi.

Programați o consultație cu Henry Estates →

---

Acest articol are scop exclusiv informativ și nu constituie consultanță fiscală sau juridică. Proiectele de lege descrise (documentele Sejmului nr. 2837 și 2806) nu fuseseră adoptate la data publicării și se pot modifica pe parcursul lucrărilor parlamentare. Deciziile concrete ar trebui luate după consultarea unui consultant fiscal sau a unui avocat din Polonia. Stadiul legislației: august 2026.